5 tips om miscommunicatie te voorkomen

Herken je dat? Dat degene die aan wie jij iets verteld, geschreven of gestuurd hebt, dit helemaal anders oppakt dan dat jij het bedoeld hebt? Nou, je bent echt niet de enige hoor. Het gebeurt dagelijks en vrijwel bij iedereen. Wil je weten hoe je miscommunicatie kunt tackelen? In deze blog geef ik je 5 tips om miscommunicatie te voorkomen.

Miscommunicatie, wat is het precies?

Maar laten we beginnen bij het begin. Miscommunicatie ontstaat op het moment dat de ontvanger een boodschap anders ontvangt dan dat de zender deze bedoeld heeft. De oorzaken hiervan kunnen zijn:

• Ruis
• Factoren die de boodschap belemmeren of verstoren (denk aan herrie op de achtergrond of iemand die met zijn mond vol praat)
• Een niet oplettende ontvanger

Maar ook non-verbale communicatie speelt een rol bij (mis)communicatie. Want als de zender de boodschap op een boze toon zegt, komt dat anders aan dan als hij het op een normale manier zegt. Maar wat gebeurt er als de zender en ontvanger elkaar niet kunnen zien en de zender een boodschap met een boze stem zegt maar daarbij wel een lach op zijn gezicht heeft? De lach kan de ontvanger niet waarnemen en dus zal de boze stem blijven hangen. Het grapje achter de boodschap wordt niet ontdekt. 

WK en miscommunicatie 

Ik neem je heel even mee terug naar 2003. Dat jaar leerde ik mijn man Max kennen. Een grote, stoere man met een tomeloze passie voor motorcross. Nog volop in de verliefdheidsfase zegt hij op een dag: “Dit weekend kunnen we niet afspreken want ik ga het WK rijden.” 

Enigszins verrast maar ook euforisch gaf ik hem de ruimte die hij nodig had. Want zeg nou eerlijk, welk vriendje of vriendinnetje van jou heeft ooit aan een WK meegedaan? Bij mij zijn dat er niet zo heel veel hoor. 

Toen hij mij die zondagavond belde om te vertellen dat hij gewonnen had, sloeg mijn communicatiehart even over. Maar hij moest het kort houden, want het bier stond warm te worden. “Zou je niet oppassen met alcohol? Je gaat vast de pers nog te woord staan en dan is het misschien beter om nuchter te zijn”, was mijn antwoord. Toen viel het stil aan de andere kant van de lijn.

“Hoezo de pers te woord staan? Waarom?” 
“Nou, omdat je zojuist wereldkampioen motorcross bent geworden!” 
“Wereldkampioen? Hoe kom je daar nou bij? Wij hebben het Weiland Kampioenschap in Dongen gereden. Niks geen Wereld Kampioenschap. 
Relax schatje!” 

Natuurlijk wil je dit soort 'WK-momentjes' liever niet meemaken. Daarom geef ik je 5 tips om miscommunicatie te voorkomen.

5 tips om miscommunicatie te voorkomen

• Spreek elkaars taal
  Iedereen is anders en iedereen communiceert dus ook op zijn of haar eigen manier. Zorg dat je weet wat jouw communicatiestijl is en welke voor- en nadelen er kleven aan deze stijl. Achterhaal welke stijl de ander hanteert en probeer vervolgens elkaars taal te spreken. Hoe beter dit lukt, hoe kleiner de kans op miscommunicatie.
   
• Wat is jouw boodschap?
  Denk voor aanvang van je gesprek na over welke boodschap je precies hebt en hoe je wilt dat deze overkomt bij de ontvanger. Wat moet je doen om de boodschap op de juiste manier bij de ontvanger te krijgen? Denk daarbij niet alleen aan verbale communicatie maar ook aan non-verbale communicatie. Zorg voor een goede voorbereiding.
   
• Doe geen aannames, gebruik NIVEA
  Communicatieprofessionals kennen deze term wel. Het staat voor Niet Invullen Voor Een Ander. Als er zaken onduidelijk zijn of je weet niet wat de ander precies bedoelt, vraag dan om meer uitleg of toelichting. 
   
• Gebruik meta-communicatie
  Meta-communicatie is communicatie over de communicatie. Heb je het idee dat er in een gesprek sprake is van miscommunicatie? Stel hier dan een vraag over. Bijvoorbeeld: Volgens mij kijk jij heel anders tegen dit onderwerp aan? Klopt dat? 
   
• Digitaal berichtenverkeer en communicatie: een moeilijke combi
  Moderne communicatie kan voor een hoop miscommunicatie zorgen. Als je een e-mail of Whatsapp bericht doorstuurt, kan de ontvanger geen subtiele nuances of non-verbale communicatie oppikken. Dit in tegenstelling tot een gesprek met iemand in levenden lijve. Elektronische communicatie mist de emoties. En dit los je niet op met het toevoegen van een paar emoji’s. Beperk daarom je digitale communicatie.

Heb je toch nog iets te veel ‘WK-momentjes’ en kun je mijn hulp daarbij gebruiken?
Neem dan contact met me op.